Дополнения и рекомендации по ведению учета топлива в модуле "Автотранспорт" ("Гараж")

Стандартный учет топлива предполагает оплату топлива по факту использования, т.е. сначала заправка автомобилей на АЗС,

затем получение счета-факт. с АЗС вместе с ведомостью расхода ГСМ, ввод приходной ведомости от поставщика в программу

"Фабиус" (по расходной с АЗС) со ссылкой на счет-факт.

Рекомендуется отдельно выделенный склад для приходования и учета топлива. Поскольку реального хранения топлива

на предприятии, как правило, не производится, то остатки по этому складу на конец месяца всегда равны 0. И приход топлива

по ведомости прихода от поставщиков всегда равен количеству прихода (получено) топлива в путевых листах.

Реализована дополнительная возможность авансового расчета за топливо. Здесь есть два варианта:

1. Заправка по талонам.

Приобретаются талоны на топливо, причем в количестве, как правило, превышающем месячную потребность в топливе,

затем талоны постепенно, в течение месяца, передаются водителям и они ими рассчитываются при заправке на АЗС.

2. Приобретение на АЗС некоторого количества топлива (авансом), которое будет постепенно выдаваться водителям в течение

месяца.

Подробнее по настройке и особенностям этих вариантов.

1. Заправка по талонам.

Настройки.

Параметры модуля Автотранспорт/Настройки модуля:

"Учет остатков топлива в путевках по автомобилям-(Да), по водителям-(Нет)" - "Да"

"Учет прихода ГСМ (на складе/по водителям/на автомобилях)" - "На складе"

"Проводка по приходу ГСМ на автомобиль" - "В путевках"

"Склад ГСМ" - здесь отдельный склад для топлива, как и раньше было рекомендовано

"Склад временного хранения топлива или склад хранения талонов" - здесь отдельный (дополнительный) склад хранения

талонов на ГСМ, или склад временного хранения ГСМ - для нас это виртуальный склад, на который мы приобретаем ГСМ

при предоплате. Как частный случай, склад временного хранения может совпадать со складом ГСМ, но это не рекомендуется.

Параметры модуля Автотранспорт/Вид путевого листа:

"Вид документа "Путевые листы" с доп.реквизитами "Топливо получено за нал.,по картам,по талонам"" - "Да"

План счетов: счет бухучета топлива (10-3 или 10-03) - 1-я аналитика: R10,R112,R21, 2-я аналитика: R08

(возможно на 1 аналитике вести учет по сотрудникам, если среди водителей нет арендных, тогда 1-я аналитика: R10,R112,R13)

Порядок действий:

1. Приходуем талоны от поставщиков (на отдельный склад талонов или временного хранения ГСМ).

В модуле автотранспорт Документы/Учет топлива/Приход топлива-безналичный расчет/

Ведомости приходования топлива на склад ГСМ.

При вводе указываем поставщика и склад временного хранения ГСМ (или склад талонов). Номенклатура талонов

НИКАК НЕ ОТЛИЧАЕТСЯ от номенклатуры топлива. Количество талонов указываем в литрах топлива.

Документ оформляется в начале месяца или в любое время, талоны могут приобретаться с запасом на несколько месяцев.

2. Приходуем топливо от поставщиков на "Склад ГСМ" - в случае, если кроме талонов были в этом месяце заправки

по пластик.картам или по безнал.перечислениям (за наличный расчет - документ приход от подотчетников).

В модуле автотранспорт Документы/Учет топлива/Приход топлива-безналичный расчет/

Ведомости приходования топлива на склад ГСМ. (*

При вводе указываем поставщика и склад ГСМ (выбирается автоматически из параметров модуля).

*) Примечание: Приход топлива (талонов) можно делать и в модуле "Приход от поставщиков" и "Сырье и материалы" -

там нужно вручную выбрать аналитику склада хранения топлива или талонов.

3. Передача талонов водителям.

Модуль автотранспорт Документы/Учет топлива/Передача топлива,талонов со склада водителям.

Здесь указывается реальное количество талонов (в виде топлива - талоны учитываем по количеству литров), переданных

со склада талонов конкретным водителям.

4. Путевой лист. При указанных параметрах настройки в путевом листе открываются дополнительные реквизиты:

"Топливо Получено за нал.", "Получено по безнал/картам", "Получено по талонам" и вводить полученное количество топлива

нужно именно в соответств. реквизиты. Просто "Получено" играет роль итогового значения и количество туда непосредственно

не вводится. При вводе количества получено по нал/безнал. - формируется проводка передачи топлива со склада на авто,

при вводе количества получено по талонам - формируется проводка передачи талонов (топлива) с водителя на авто.

Для контроля остатков талонов по водителям можно использовать оборотную ведомость. На счете учета топлива (10-3)

и аналитике водителей (R21 или R13) можно видеть за каждым водителем его остатки по талонам в литрах.

В случае использования талонов усреднение цен топлива немного усложняется. Теперь порядок действий такой:

Сначала в модуле Автотранспорт/Расчеты/Усреднение цен расхода запчастей-ГСМ(кроме топлива) по складу/

По некорректным ценам (можно и По всем ТМЦ) - выбираем период, выбираем склад ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ

(или склад ТАЛОНОВ) и усредняем. (*

*) Примечание: Такое же усреднение можно запускать в Сырье и матераилах.

Затем в модуле Автотранспорт/Документы/Путевые листы/Полностью - запускаем пересчет и усреднение - Ctrl/F2.

2. Приобретение на АЗС топлива авансом.

Настройки.

Параметры модуля Автотранспорт/Настройки модуля:

"Учет остатков топлива в путевках по автомобилям-(Да), по водителям-(Нет)" - "Да"

"Учет прихода ГСМ (на складе/по водителям/на автомобилях)" - "На складе"

"Проводка по приходу ГСМ на автомобиль" - "В путевках"

"Склад ГСМ" - здесь отдельный склад для топлива, как и раньше было рекомендовано

"Склад временного хранения топлива или склад хранения талонов" - здесь отдельный (дополнительный)

склад временного хранения ГСМ - для нас это виртуальный склад, на который мы приобретаем ГСМ.

Параметры модуля Автотранспорт/Вид путевого листа:

"Вид документа "Путевые листы" с доп.реквизитами "Топливо получено за нал.,по картам,по талонам"" - "Нет"

План счетов: счет бухучета топлива (10-3 или 10-03) - 1-я аналитика: R10,R112, 2-я аналитика: R08

Порядок действий:

1. Приходуем топливо от поставщиков (на отдельный склад временного хранения ГСМ).

В модуле автотранспорт Документы/Учет топлива/Приход топлива-безналичный расчет/

Ведомости приходования топлива на склад ГСМ.

При вводе указываем поставщика и склад временного хранения ГСМ.

2. Приходуем топливо от поставщиков на "Склад ГСМ" - в случае, если кроме предоплаченного топлива были в этом месяце

заправки по пластик.картам или по безнал.перечислениям.

В модуле автотранспорт Документы/Учет топлива/Приход топлива-безналичный расчет/

Ведомости приходования топлива на склад ГСМ. (*

При вводе указываем поставщика и склад ГСМ (выбирается автоматически из параметров модуля).

*) Примечание: Приход топлива можно делать и в модуле "Приход от поставщиков" и "Сырье и материалы" -

там нужно вручную выбрать аналитику склада хранения топлива.

3. Передача топлива со склада "Временного хранения" на "Склад ГСМ".

Модуль автотранспорт Документы/Запчасти,топливо со склада/Перемещение ГСМ(талонов) со склада на склад/

Перемещение со склада временного хранения на склад ГСМ.

Здесь указывается реальное количество топлива за день (можно за месяц общим количеством), полученное по ведомости

с АЗС в текущем месяце.

4. Путевой лист - без изменений - указываем "Получено" полученное на АЗС количество топлива при заправке.

Для усреднение цен топлива - порядок действий такой:

Сначала в модуле Автотранспорт/Расчеты/Усреднение цен расхода запчастей-ГСМ(кроме топлива) по складу/

По некорректным ценам (можно и По всем ТМЦ) - выбираем период, выбираем склад ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ

и усредняем. (*

*) Примечание: Такое же усреднение можно запускать в Сырье и матераилах.

Затем в модуле Автотранспорт/Документы/Путевые листы/Полностью - запускаем пересчет и усреднение - Ctrl/F2.

__________________________________________