|
Путевые листы |
  
|
|
Путевые листы |
|
Путевые листы предназначены для ведения учета прихода-расхода топлива для каждого автомобиля по рабочим сменам с учетом показаний спидометра автомобиля и ведения табеля учета отработанного водителем времени. Кроме этого, путевые листы служат для передачи остатков по каждому виду топлива и показаний спидометра в следующую смену. По путевым листам формируются проводки по передаче топлива со склада на автомобиль и проводки списания топлива с автомобиля по заданному в путевом листе счету списания.
Путевые листы вызываются: Автотранспорт / Документы / Путевые листы.
Для повышения удобства работы путевые листы можно просматривать, корректировать, добавлять по всем автомобилям за весь месяц, по всем автомобилям за 1 день, по одному выбранному автомобилю или по одному водителю.
Для выполнения любых действий с путевыми листами нужно войти в список путевых листов, например, по всем автомобилям: Автотранспорт / Документы / Путевые листы / Все. Открывается список введенных ранее путевых листов, где можно непосредственно увидеть даты, номера и прочие основные реквизиты путевых листов. Все действия с путевыми листами (добавление, удаление, коррекция, сервисные процедуры) выполняются через «горячие клавиши». Рассмотрим подробнее возможные действия с путевыми листами.
Добавление. Для выполнения добавления нового путевого листа нужно нажать клавишу F6.
При этом добавится путевой лист, ему автоматически присвоится следующий по порядку номер, текущая дата и 1 смена. Откроется карточка редактирования для ввода реквизитов путевого листа. Если при входе были выбраны путевые листы по одному автомобилю, то этот автомобиль при добавлении путевки заполнится автоматически и его изменить в этом режиме нельзя, т.к. при смене автомобиля может нарушится фильтрация документов.
Как только автомобиль выбран, на текущую смену сразу автоматически заполняются остатки по топливу и спидометр при выезде из путевого листа предыдущей смены. Необходимо вручную проставить водителя, уточнить дату, проставить время выезда, возвращения, спидометр при возвращении, топливо получено – полученное на авто заправке количество топлива, если была заправка. Как только проставляется спидометр при возвращении, автоматически рассчитывается пробег автомобиля и с учетом его нормы расхода топлива и зимнего периода рассчитывается расход по норме. После этого автоматически рассчитывается остаток топлива при возвращении с учетом полученного остатка при выезде, полученного на заправке и расхода по норме. Кроме этого автоматически учитывается приход и расход топлива по документу «Перемещение ГСМ между автомобилями».
Если остаток топлива, рассчитанный программой, не соответствует действительности, его можно скорректировать вручную, при этом изменяется «фактический расход» и разница в расходе топлива (между «фактическим расходом» и «расходом по норме») попадет в «экономию/пережег» или в «дополнительно списать к норме» – в зависимости от установленного в путевом листе переключателя. Если формируется «дополнительно списать к норме», то это количество добавляется к списанию топлива по норме и формируется общая проводка на списание топлива по фактическому количеству. Если устанавливается «Пережег», то на это количество формируется отдельная проводка по недостаче водителя.
Если путевой лист выписывается более чем на один календарный день (сутки), то для правильного расчета расхода топлива по норме и печати путевки, нужно проставить дату окончания.
После ввода всех необходимых реквизитов путевого листа, можно закрыть карточку редактирования нажатием Esc. При этом сформируются все необходимые проводки по текущему документу и снова открывается просмотр списка путевых листов.
Примечание. Если не выбран водитель, не заполнено время выезда и спидометр при выезде = 0, то такой документ не воспринимается как путевой лист и используется для начального ввода остатков топлива на автомобиль, соответственно по нему формируется совсем другая проводка. Будьте внимательны, в реальных путевых листах эти реквизиты должны быть заполнены !
Просмотр существующего путевого листа. Для просмотра введенного ранее путевого листа, нужно войти в путевые листы и выбрать нужный документ. Просмотр возможен в режиме списка, карточки или совместный режим список и карточка. Просмотр в режиме списка открывается сразу при входе в путевые листы. Все основные реквизиты располагаются в вертикальных колонках: номер, дата, автомобиль, водитель, остаток, приход, расход топлива, спидометр, остаток, приход, расход по топливу 2 (т.е. дополнительному топливу). Все колонки не помещаются на одном экране, поэтому приходится использовать клавиши «стрелки вправо-влево» для вывода нужных колонок на экран. Просмотр всех реквизитов одновременно может обеспечить режим просмотра в виде карточки редактирования документа, который вызывается по клавише F3.
Редактирование (коррекция) существующего путевого листа. Коррекция путевого листа, как и просмотр, может также осуществляться в двух режимах: в режиме списка и режиме карточки.
В режиме списка нужно установить строчный маркер в нужную колонку и нажать ENTER, при этом маркер изменит свой вид и можно ввести новое значение реквизита документа. Изменение будет внесено в документ после повторного нажатия ENTER. Если нажать клавишу Esc, то изменения не сохраняются в документе. После изменений в документе, формируются проводки по измененному путевому листу.
Для коррекции в режиме карточки нужно, находясь в списке путевых листов нажать клавишу F3. При этом откроется карточка редактирования (как в режиме просмотра), в которой можно изменить значение любого разрешенного реквизита. Если изменяется дата документа, смена или автомобиль, то сразу пересчитываются остаток топлива и спидометр при выезде. Если изменяется вид топлива, то также пересчитываются остаток топлива при выезде. Карточка редактирования закрывается по клавише Esc, при этом все изменения записываются в документ и формируются проводки по текущему документу.
Удаление (стирание) путевого листа. Для удаления путевого листа, как и для любого другого документа, нужно нажать клавишу F8 и после подтверждения документ удаляется.
Примечание. После внесения изменений в путевые листы (включая добавление новых и удаление существующих), изменений в остатках топлива в существующих путевых листах за следующие даты (смены) автоматически НЕ ПРОИСХОДИТ. Для переноса остатков в следующие смены нужно запускать пересчет по клавише CTRL+F2.
Дополнительное топливо. Для работы с дополнительным топливом нужно в справочнике автотранспорта заполнить вид и нормы расхода для «Топлива 2».
Если автомобиль работает на двух видах топлива, например газ и бензин, то дополнительное топливо заносится по клавише F7 в режиме просмотра списка документов или в карточке редактирования. Открывается список дополнительных видов топлива. Для добавления нового топлива нужно нажать F6. Аналогично основному топливу, остатки с предыдущей смены заносятся автоматически при выборе вида топлива, нужно ввести пробег (отдельно на этом топливе) и получено топлива (на авто заправке). Если в справочнике автотранспорта заполнен вид «Топлива 2», то этот вид топлива автоматически заполняется при добавлении. Все остальное заполняется аналогично основному топливу. Выход из «дополнительного топлива» осуществляется по клавише Esc. После выхода формируются отдельные проводки для основного и дополнительного топлива по перемещению со склада на автомобиль и списание с автомобиля.
Примечание. Дополнительное топливо можно использовать не по прямому назначению как «дополнительное топливо», а как тоже основное топливо, если нужно часть суммы по списанию топлива отнести на другой счет списания затрат. Для этого добавляется дополнительное топливо такое же как и основное. Для него проставляется «свой» пробег для расчета количества на списание и нужный счет списания, соответственно в основной путевке спидометр остается неизменным, а пробег по городу (или по трассе) нужно вручную уменьшить в соответствии с пробегом по дополнительному топливу. В этом случае в справочнике автотранспорта заполнять вид и нормы расхода для «Топлива 2» не обязательно.
Дополнительный водитель. Просмотр списка дополнительных водителей по CTRL+F1, затем добавляется по F6. Используется для печати в путевом листе «Сопровождающие лица».
Пересчет. Запускается по CTRL+F2. Используется для усреднения цен по топливу, переформирования проводок по путевым листам и пересчета входящих-выходящих остатков по путевым листам. Пересчет может запускаться в режиме просмотра путевок по всем автомобилям за месяц, или по выбранному автомобилю, кроме того, по выбранному автомобилю можно запустить с начала месяца или с текущей даты.
При запуске пересчета программа проверит весь приход топлива за месяц, рассчитает среднюю цену по каждому виду топлива и проставит эти цены в путевках (средняя по приходу). Затем, исходя из полученного на автомобиль топлива и остатка по каждому автомобилю, рассчитывается средняя цена расхода топлива по каждому виду топлива для каждого автомобиля и проставляется в путевки (средняя по расходу). После этого переформировываются проводки по всем путевкам с учетом новых сумм прихода и расхода топлива, затем переформировываются входящие-выходящие остатки по каждому автомобилю за каждую смену.
Пересчет по CTRL+F2 можно повторять многократно, при этом ни остатки, ни средние цены не изменятся, конечно, при условии, что первичные документы не изменялись.
Если в путевом листе проставлена Ручная коррекция цены, то проводка всегда будет формироваться по ручной цене, а не по средней, при этом вносятся поправки в автоматическое усреднение цен. Будьте особенно внимательны при внесении ручной коррекции цен.
Перенос остатков. Запускается по CTRL+F8. Разделяется на подпункты:
1) «Переформирование движения ГСМ без формирования проводок»
2) «Формирование входящих остатков в путевках»
3) «Проверка и коррекция спидометра»
Переформирование движения ГСМ без формирования проводок используется, когда нужно перенести только остатки по топливу из предыдущей смены в следующую по всем путевкам, начиная с текущей. При этом выполняется такой же перенос остатков, как при пересчете по CTRL+F2, но усреднение цен не производится и проводки по путевкам не переформировываются. Этот режим используется для ускорения расчетов, когда нужны изменения в остатках, а цены и проводки менять не нужно.
Формирование входящих остатков в путевках. Используется, когда путевые листы разносятся впрок, например, на завтрашний день, когда остатков на конец текущего дня еще не сформирован (не все водители вернулись из рейса), соответственно «завтрашние» путевки выписываются с «неправильными» остатками, но это пока не важно, т.к. эти путевки используются только для печати. В дальнейшем, когда наступает следующий день, и все водители вчерашнего дня вернулись, и все путевки разнесены, остатки уже есть и их нужно перенести в путевки. Выделяем путевки, по которым нужно переформировать входящие остатки, и вызываем текущий режим. После этого входящие остатки по топливу и спидометр с предыдущей смены переносится в выделенные путевки.
Проверка и коррекция спидометра используется для проверки передачи показаний спидометра по всем автомобилям. И в случае расхождений программа предлагает скорректировать текущую и последующие путевки или отказаться – тогда путевки останутся неизменными.