Navigation:  Стандартные модули комплекса > "Кадры" > Справочники модуля "Кадры" >

Справочник сотрудников

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

clip2590

 

Справочник «Сотрудники предприятия» представляет собой перечень всех работников, как уволенных, так и трудящихся в настоящий момент.

Для того, чтобы высветить всех уволенных сотрудников (дата увольнения меньше текущей даты), нужно нажать CTRL+F3. Уволенные сотрудники помечаются цветом.

clip0090

 

Описание ключевых полей справочника

1. Закладка Основные сведения

Табельный номер – уникальный табельный номер сотрудника. Если сотрудник был уволен, а потом повторно принят, то табельный номер должен оставаться старый! Особенно это критично, если увольнение и прием были в одном и том же году. При повторном приеме высветите всех уволенных работников, найдите нужного, уберите дату увольнения и исправьте дату приема.

Фамилия, Имя, Отчество – аккуратно и полностью заполнять эти поля, поскольку из значения используются во многих операциях.

Подразделение – используется при определения фонда рабочего времени. Заполняется указанием кода подразделения либо выбором непосредственно из справочника «Подразделения».

Профессия – профессия работника. Используется при получении различных сведений по категориям в сводах по зарплате. Заполняется указанием кода подразделения либо выбором непосредственно из списка «Профессии», если предприятие работает не по штатного расписанию, или из штатного расписания. В последнем случае список профессий ограничен только теми, которые предусмотрены штатным расписанием для данного подразделения.

Разряд – разряд работника. Заполняется выбором из справочника «Разряды и тарифы», или из штатного расписания. Если в штатном расписании для профессии не предусмотрен разряд, то и выбрать его не удастся.

Категория – используется при получении различных сведений по категориям в сводах по зарплате. Заполняется указанием кода категории, либо выбором непосредственно из списка «Категории персонала».

Тарифная ставка, Оклад – заполняется одно из этих полей. Если предприятие работает по штатному расписанию, то эти поля заполняются автоматически согласно штатному расписанию. Ручной ввод в эти поля в таком случае запрещен. В случае изменения окладов и тарифных ставок в штатном расписании, следует в нем воспользоваться комбинацией клавиш CTRL+F9, стоя на дате начала действия нового штатного расписания. Тарифы и оклады в справочнике сотрудников в этом случае будут приведены в соответствие со штатным расписанием.

Аванс – заполняется ежемесячной суммой аванса, если сотрудник будет получать аванс.

Дебет – бухгалтерский счет, на который будут идти затраты по зарплате данного сотрудника. Заполнять следует только в том случае, если этот счет не совпадает со счетом в справочнике подразделений, в котором этот сотрудник числится. Иначе, при переводе сотрудника счет автоматически меняться не будет. На некоторых предприятиях дебет определяется исключительно по штатному расписанию, а в справочнике сотрудников он не играет ввобще никакой роли.

Процент профсоюзного – указывается для тех, кто еще не покинул свой профессиональный союз.

ИНН физического лица – индивидуальный номер налогоплательщика, присвоенный сотруднику. Используется при составлении отчетных документов в налоговую инспекцию.

Страховой номер в ПФ нужен при передаче сведений в ПФ.

Вид работы – может принимать значение «основная» и «по совместительству». Указывать значение необходимо только для совместителей.

Название группы – все работники, которых нужно включать в кадровые отчеты, должны иметь группу «Работающие \ Списочный состав».

График работы - выбирается из справочника Графики работы R211. График работы может быть указан также и в справочнике подразделений, причем в справочнике сотрудников он будет более приоритетным (т.е. если в справочнике сотрудников график указан, то берется для данного сотрудника именно оттуда, если нет – из справочника подразделений.) График работы используется при заполнении табеля и при расчете больничного листа.

Номер ведомости - определяет, в какую платежную ведомость для выплаты заработной платы будут включен сотрудник. Если в справочнике сотрудников указать группировку по ведомости, то сотрудник будет безусловно включен именно в указанную ведомость. Иначе ведомость будет определяться по справочнику подразделений.

Затраты – дополнительная аналитика по затратному счету. Обычно не используется и заполнять ее не нужно.

Серия, номер, дата выдачи медицинского полиса и Номер договора со страховщиком нужен для заполнения печатной формы в модуле «Кадры». В 2014 году эти поля можно считать устаревшими.

clip1026

 

Личный автомобиль - произвольное поле

Квалификация (только для мигрантов) - печатается в нескольких формах миграционного учета.

Ставок - кол-во ставок, которые занимает человек

2. Закладка Адресные и паспортные данные

clip0091

 

Адрес по прописке заполняется обязательно. Используется при передаче данных в Налоговую инспекцию и Пенсионный фонд. Данные следует указывать в формате Налоговой инспекции (через 9 запятых). Удобнее всего для этого воспользоваться специальной формой, которая вызывается по F9.

Фактический адрес нужно заполнять только в том случае, если он отличается от адреса по прописке. Кроме того, можно воспользоваться буфером обмена, если хотите заполнить данное поле по адресу по прописке.

Адрес информирования нужно заполнять только в том случае, если он отличается от адреса фактического проживания. Используется при передаче в ПФ.

Место рождения – населенный пункт, где родился сотрудник. Улицу и дом заполнять не нужно!

Дата рождения и Пол заполнять нужно для того, чтобы правильно делались отчисления в пенсионный фонд.

Паспортные данные необходимо указать для передачи данных в инспекции и фонды. Кроме того, они печатаются в некоторых печатных формах, в расходном кассовом ордере, например.

Телефон и Мобильный телефон – контактные телефоны сотрудника.

Нерезидент – определяет ставку подоходного налога.

Правопреемники - поле для формирования формы для НПФ на одном из предприятий.

Девичья фамилия (или ФИО) - можно заполнить при смене фамилии

Гражданство - заполняется для мигрантов. Используется в печатных формах

3. Закладка Стаж

clip0092

 

Дата поступления – дата поступления на работу сотрудника. Заполнять обязательно, иначе зарплата по сотруднику начислена не будет. Если ведутся приказы в модуле «Кадры», то при утверждении приказа о приеме сотрудника данное поле будет заполнено.

Дата увольнения – дата увольнения сотрудника с предприятия. Заполняется автоматически при утверждении приказа об увольнении.

Дата непрерывного стажа – служит для определения процента оплаты по больничному листу.

Дата стажа для 13-й – используется при расчете квартальной или годовой премии. Если такой нет, то и заполнять не нужно.

Дата стажа выслуги – используется при расчете начислений по выслуге лет.

Номер и дата приказа о приеме – номер и дата приказа, которым сотрудник был принят на работу. Заполняется автоматически при утверждении соответствующего приказа.

Номер и дата приказа об увольнении – аналогично предыдущим полям.

Номер и дата трудового договора – заполняется автоматически при утверждении трудового договора.

Стаж по специальности, Стаж по последней профессии – могут понадобиться в модуле «Кадры». В поле заполняются даты, с которых этот стаж должен отсчитываться.

Дата увольнения с прежнего места работы, Причина увольнения с прежнего места работы и Отработано за последний год на последнем месте работы нужно при оформлении больничного листа.

Дата начала северного стажа – От этой даты отсчитывается северный стаж, чтобы по нему потом рассчитался процент северной надбавки.

 

4. Закладка Воинский учет

clip0093

 

Группа воинского учета – например, «РА» или «СА»

Категория учета – например «призывник»

Состав – выбирается из списка

clip0094

 

Воинское звание – выбирается из справочника "Воинские звания R85".

ВУС – военно-учетная специальность работника.

Годность – сведения о годности работника в воинской службе (выбирается из массива)

Райвоенкомат – используется при формировании сведений о принятых и уволенных военнообязанных.

 

6. Закладка Спецодежда

clip0095

 

Реквизиты заполняются согласно их названий. Размеры используются в печатной форме «Личная карточка учета спецодежды»

 

7. Дочерний справочник Образование

Для того, чтобы заполнить образование сотрудника, нажмите CTRL+F2

clip0096

 

Откроется дочерний справочник "Образование сотрудников R476"

clip0097

 

Образование печатается в форме Т2

Горячие клавиши справочника сотрудников

CTRL+F3 - Просмотр уволенных.

CTRL+F1 - дополнительные функции. Открывается меню

clip2389

 

Здесь можно:

- открыть справочники аттестаций;

- оставить в списке тех сотрудников, у которых нет лицевого банковского счета в справочнике постоянных удержаний;

- открыть дочерний справочник владения иностранными языками;

- открыть дочерние справочники гос.наград, проступков работника, династий;

- открыть этаж дополнительных соглашений к трудовому договору.

Можно высветить все приказы по сотруднику

clip2390

 

... из этой формы можно открыть сам приказ по клавише F7

CTRL+F2 - образование сотрудников (дочерний справочник)

CTRL+F4 - сведения о детях. Справочник используется помимо кадровых отчетов, еще и при оформлении больничного листа по уходу. Учтите, что на стандартные вычеты по НДФЛ данные сведения не влияют. Они заносятся в справочнике сотрудников по CTRL+F8.

CTRL+F5 - скидки ЕСН (скидки по взносам во внебюджетные фонды). Сюда заносятся справки на инвалидность. Обычно это делает расчетный отдел.

CTRL+F6 - список отпусков. В данном справочнике можно по клавише F7 посмотреть кол-во дней отпуска, которые положены сотрдунику на данный момент. Эта же информация отобразается на закладке "Основные" справочника сотрудников.

CTRL+F8 - список стандартных вычетов.

CTRL+F9 - список перемещений сотрудника (приемов, переводов и увольнений). По клавише F7 открывшегося списка можно попасть непосредственно в сам документ приказа

CTRL+F10 - стаж сотрудника на другом предприятии.

clip1029

 

Используется для расчета стажа в больничном листе. Можно ставить пометку, что данный период является нестраховым. По клавише F7 можно посмотреть стаж на любую дату.

SHIFT+F1 - список разрешений на работу мигранта.

SHIFT+F2 - можно заполнить по количеству лет, месяцев и дней дату начала северного стажа

ALT+F6 - записи о внутреннем совместительстве сотрудника.

ALT+F10 - в эту таблицу заносят данные из справок об отчислениях в ФСС, которые приносит новый сотрудник с предыдущего места работы. Заполняется год и сумма.

По клавише F5 существует множество печатных форм

clip2391