|
Справочник сотрудников |
  
|
|
Справочник сотрудников |
|
Справочник «Сотрудники предприятия» представляет собой перечень всех работников, как уволенных, так и трудящихся в настоящий момент.
Для того, чтобы высветить всех уволенных сотрудников (дата увольнения меньше текущей даты), нужно нажать CTRL+F3. Уволенные сотрудники помечаются цветом.
Описание ключевых полей справочника
1. Закладка Основные сведения
Табельный номер – уникальный табельный номер сотрудника. Если сотрудник был уволен, а потом повторно принят, то табельный номер должен оставаться старый! Особенно это критично, если увольнение и прием были в одном и том же году. При повторном приеме высветите всех уволенных работников, найдите нужного, уберите дату увольнения и исправьте дату приема.
Фамилия, Имя, Отчество – аккуратно и полностью заполнять эти поля, поскольку из значения используются во многих операциях.
Подразделение – используется при определения фонда рабочего времени. Заполняется указанием кода подразделения либо выбором непосредственно из справочника «Подразделения».
Профессия – профессия работника. Используется при получении различных сведений по категориям в сводах по зарплате. Заполняется указанием кода подразделения либо выбором непосредственно из списка «Профессии», если предприятие работает не по штатного расписанию, или из штатного расписания. В последнем случае список профессий ограничен только теми, которые предусмотрены штатным расписанием для данного подразделения.
Разряд – разряд работника. Заполняется выбором из справочника «Разряды и тарифы», или из штатного расписания. Если в штатном расписании для профессии не предусмотрен разряд, то и выбрать его не удастся.
Категория – используется при получении различных сведений по категориям в сводах по зарплате. Заполняется указанием кода категории, либо выбором непосредственно из списка «Категории персонала».
Тарифная ставка, Оклад – заполняется одно из этих полей. Если предприятие работает по штатному расписанию, то эти поля заполняются автоматически согласно штатному расписанию. Ручной ввод в эти поля в таком случае запрещен. В случае изменения окладов и тарифных ставок в штатном расписании, следует в нем воспользоваться комбинацией клавиш CTRL+F9, стоя на дате начала действия нового штатного расписания. Тарифы и оклады в справочнике сотрудников в этом случае будут приведены в соответствие со штатным расписанием.
Аванс – заполняется ежемесячной суммой аванса, если сотрудник будет получать аванс.
Дебет – бухгалтерский счет, на который будут идти затраты по зарплате данного сотрудника. Заполнять следует только в том случае, если этот счет не совпадает со счетом в справочнике подразделений, в котором этот сотрудник числится. Иначе, при переводе сотрудника счет автоматически меняться не будет. На некоторых предприятиях дебет определяется исключительно по штатному расписанию, а в справочнике сотрудников он не играет ввобще никакой роли.
Процент профсоюзного – указывается для тех, кто еще не покинул свой профессиональный союз.
ИНН физического лица – индивидуальный номер налогоплательщика, присвоенный сотруднику. Используется при составлении отчетных документов в налоговую инспекцию.
Страховой номер в ПФ нужен при передаче сведений в ПФ.
Вид работы – может принимать значение «основная» и «по совместительству». Указывать значение необходимо только для совместителей.
Название группы – все работники, которых нужно включать в кадровые отчеты, должны иметь группу «Работающие \ Списочный состав».
График работы - выбирается из справочника Графики работы R211. График работы может быть указан также и в справочнике подразделений, причем в справочнике сотрудников он будет более приоритетным (т.е. если в справочнике сотрудников график указан, то берется для данного сотрудника именно оттуда, если нет – из справочника подразделений.) График работы используется при заполнении табеля и при расчете больничного листа.
Номер ведомости - определяет, в какую платежную ведомость для выплаты заработной платы будут включен сотрудник. Если в справочнике сотрудников указать группировку по ведомости, то сотрудник будет безусловно включен именно в указанную ведомость. Иначе ведомость будет определяться по справочнику подразделений.
Затраты – дополнительная аналитика по затратному счету. Обычно не используется и заполнять ее не нужно.
Серия, номер, дата выдачи медицинского полиса и Номер договора со страховщиком нужен для заполнения печатной формы в модуле «Кадры». В 2014 году эти поля можно считать устаревшими.
Личный автомобиль - произвольное поле
Квалификация (только для мигрантов) - печатается в нескольких формах миграционного учета.
Ставок - кол-во ставок, которые занимает человек
2. Закладка Адресные и паспортные данные
Адрес по прописке заполняется обязательно. Используется при передаче данных в Налоговую инспекцию и Пенсионный фонд. Данные следует указывать в формате Налоговой инспекции (через 9 запятых). Удобнее всего для этого воспользоваться специальной формой, которая вызывается по F9.
Фактический адрес нужно заполнять только в том случае, если он отличается от адреса по прописке. Кроме того, можно воспользоваться буфером обмена, если хотите заполнить данное поле по адресу по прописке.
Адрес информирования нужно заполнять только в том случае, если он отличается от адреса фактического проживания. Используется при передаче в ПФ.
Место рождения – населенный пункт, где родился сотрудник. Улицу и дом заполнять не нужно!
Дата рождения и Пол заполнять нужно для того, чтобы правильно делались отчисления в пенсионный фонд.
Паспортные данные необходимо указать для передачи данных в инспекции и фонды. Кроме того, они печатаются в некоторых печатных формах, в расходном кассовом ордере, например.
Телефон и Мобильный телефон – контактные телефоны сотрудника.
Нерезидент – определяет ставку подоходного налога.
Правопреемники - поле для формирования формы для НПФ на одном из предприятий.
Девичья фамилия (или ФИО) - можно заполнить при смене фамилии
Гражданство - заполняется для мигрантов. Используется в печатных формах
3. Закладка Стаж
Дата поступления – дата поступления на работу сотрудника. Заполнять обязательно, иначе зарплата по сотруднику начислена не будет. Если ведутся приказы в модуле «Кадры», то при утверждении приказа о приеме сотрудника данное поле будет заполнено.
Дата увольнения – дата увольнения сотрудника с предприятия. Заполняется автоматически при утверждении приказа об увольнении.
Дата непрерывного стажа – служит для определения процента оплаты по больничному листу.
Дата стажа для 13-й – используется при расчете квартальной или годовой премии. Если такой нет, то и заполнять не нужно.
Дата стажа выслуги – используется при расчете начислений по выслуге лет.
Номер и дата приказа о приеме – номер и дата приказа, которым сотрудник был принят на работу. Заполняется автоматически при утверждении соответствующего приказа.
Номер и дата приказа об увольнении – аналогично предыдущим полям.
Номер и дата трудового договора – заполняется автоматически при утверждении трудового договора.
Стаж по специальности, Стаж по последней профессии – могут понадобиться в модуле «Кадры». В поле заполняются даты, с которых этот стаж должен отсчитываться.
Дата увольнения с прежнего места работы, Причина увольнения с прежнего места работы и Отработано за последний год на последнем месте работы нужно при оформлении больничного листа.
Дата начала северного стажа – От этой даты отсчитывается северный стаж, чтобы по нему потом рассчитался процент северной надбавки.
4. Закладка Воинский учет
Группа воинского учета – например, «РА» или «СА»
Категория учета – например «призывник»
Состав – выбирается из списка
Воинское звание – выбирается из справочника "Воинские звания R85".
ВУС – военно-учетная специальность работника.
Годность – сведения о годности работника в воинской службе (выбирается из массива)
Райвоенкомат – используется при формировании сведений о принятых и уволенных военнообязанных.
6. Закладка Спецодежда
Реквизиты заполняются согласно их названий. Размеры используются в печатной форме «Личная карточка учета спецодежды»
7. Дочерний справочник Образование
Для того, чтобы заполнить образование сотрудника, нажмите CTRL+F2
Откроется дочерний справочник "Образование сотрудников R476"
Образование печатается в форме Т2
Горячие клавиши справочника сотрудников
CTRL+F3 - Просмотр уволенных.
CTRL+F1 - дополнительные функции. Открывается меню
Здесь можно:
- открыть справочники аттестаций;
- оставить в списке тех сотрудников, у которых нет лицевого банковского счета в справочнике постоянных удержаний;
- открыть дочерний справочник владения иностранными языками;
- открыть дочерние справочники гос.наград, проступков работника, династий;
- открыть этаж дополнительных соглашений к трудовому договору.
Можно высветить все приказы по сотруднику
... из этой формы можно открыть сам приказ по клавише F7
CTRL+F2 - образование сотрудников (дочерний справочник)
CTRL+F4 - сведения о детях. Справочник используется помимо кадровых отчетов, еще и при оформлении больничного листа по уходу. Учтите, что на стандартные вычеты по НДФЛ данные сведения не влияют. Они заносятся в справочнике сотрудников по CTRL+F8.
CTRL+F5 - скидки ЕСН (скидки по взносам во внебюджетные фонды). Сюда заносятся справки на инвалидность. Обычно это делает расчетный отдел.
CTRL+F6 - список отпусков. В данном справочнике можно по клавише F7 посмотреть кол-во дней отпуска, которые положены сотрдунику на данный момент. Эта же информация отобразается на закладке "Основные" справочника сотрудников.
CTRL+F8 - список стандартных вычетов.
CTRL+F9 - список перемещений сотрудника (приемов, переводов и увольнений). По клавише F7 открывшегося списка можно попасть непосредственно в сам документ приказа
CTRL+F10 - стаж сотрудника на другом предприятии.
Используется для расчета стажа в больничном листе. Можно ставить пометку, что данный период является нестраховым. По клавише F7 можно посмотреть стаж на любую дату.
SHIFT+F1 - список разрешений на работу мигранта.
SHIFT+F2 - можно заполнить по количеству лет, месяцев и дней дату начала северного стажа
ALT+F6 - записи о внутреннем совместительстве сотрудника.
ALT+F10 - в эту таблицу заносят данные из справок об отчислениях в ФСС, которые приносит новый сотрудник с предыдущего места работы. Заполняется год и сумма.
По клавише F5 существует множество печатных форм
