Вы не сможете удалить записи, если они были использованы в документах. Если вы администратор, вы сможете удалить любые записи, но имейте в виду, что нельзя удалять те записи, которые были использованы в документах.
Вместо удаления, старые записи можно спрятать. В любом справочнике существует первая скрытая колонка "Уст". Для того, чтобы она появилась, необходимо в меню Сервис выбрать пункт "Устаревшие записи справочников".
Если галочка в меню установлена, вы будете видеть скрытые записи.
Ставьте галку на тех записях, которые устарели, в колонке "Уст". Снимайте галку у тех записей, которые необходимо снова показать. Еще раз выберите Сервис – "Устаревшие записи справочников" для того, чтобы пропала колонка "Уст" и для того, чтобы спрятались все записи, которые устарели.