|
Начало работы ( занесение остатков ) |
  
|
|
Начало работы ( занесение остатков ) |
|
Настройка параметров модуля «Автотранспорт»
Зимний период
Дата начала зимнего периода – задается дата начала перехода на расчет расхода топлива по зимним нормам.
Дата окончания зимнего периода – дата окончания периода расчета по зимним нормам. Если одна из этих дат пустая (не задана) или дата окончания периода меньше даты начала, то расчет производится по летним нормам.
Для правильного перехода на зимний период нужно задать реальную дату начала периода (в соответствии с распоряжением руководителя), а дату окончания периода проставить заведомо большую, например на 5-6 месяцев больше даты начала. Когда зимний период будет подходить к завершению, нужно проставить точную дату окончания. По достижению соответствующей даты, программа автоматически перейдет на летние нормы расхода топлива. Расчет по зимним нормам производится, только если дата путевого листа попадает в заданный диапазон дат, т.е. больше даты начала и меньше даты окончания зимнего периода. ВАЖНО ! И дата начала и дата окончания должны быть проставлены заранее, до начала разнесения путевых листов.
Настройки модуля
При коррекции остатка ГСМ в путевке – Доп.списать / Экон/Переж. – Эта настройка определяет как списывается топливо в путевке если фактический расход отличается от расхода по норме – если Доп.списать, то все количество топлива списывается обычным путем на счет списания, если Экон/Переж., то количество топлива, превышающее расход по норме списывается за счет недостачи водителя.
Пересчет остатков ГСМ при каждом изменении в путевке. Если «Да», то после ввода или изменения значений параметров путевого листа формируется проводка и перенос остатка топлива на другую смену, чтобы в следующем путевом листе сразу был реальный остаток топлива. Это несколько снижает скорость заполнения путевки, но повышает наглядность и информативность при заполнении путевок. Если «Нет» то соответствующих расчетов не производится и реальные остатки можно увидеть только после пересчета путевок по CTRL+F2 (по текущему автомобилю или по всем). Рекомендуется этот параметр установить в «Да».
При печати путевого листа печатать «Топливо при выезде» и «Получено». Если «Да», то при печати путевки соответствующие параметры берутся из путевого листа, если «Нет» то при печати эти параметры остаются пустыми для дальнейшего «Ручного» заполнения после печати. Это используется для печати путевок на следующий день, когда настоящих остатков еще нет. Рекомендуется этот параметр установить в «Нет».
Проводка по приходу ГСМ на автомобиль – В путевках / На складе. Если «В путевках», то проводка передачи топлива на автомобиль будет формироваться в путевых листах. Это позволяет разносить приход ГСМ по ведомостям и чекам без учета конкретного автомобиля – общей суммой, при этом в приходных документах допускается не указывать конкретный автомобиль и водителя, но при этом затрудняется поиск расхождения в приходе топлива на склад и получении топлива со склада на автомобиль. Если «На складе», то проводка передачи топлива на автомобиль будет формироваться в документах прихода на склад (Ведомости получения ГСМ и Чеки). При этом обязательно в приходных документах указывать конкретный автомобиль, на который приходуем топливо, и приходование ГСМ общей суммой уже невозможно. В этом случае обеспечивается всегда 0 сальдо по складу и возможно использовать «Сличительную ведомость ГСМ» для поиска неправильно разнесенного количества в путевках. Рекомендуемое значение параметра – «На складе».
Учет прихода ГСМ на складе или водителе – Если «на складе», то все виды топлива приходуются на один склад (его номер тоже задается параметром модуля) для дальнейшего перемещения на автомобиль. Если «По водителям», то приход топлива ведется на указанного в приходном документе водителя, а после с водителя передается на автомобиль. Этот вариант используется, если нужно вести строгий учет остатков топлива по водителям для выявления разницы между количеством топлива полученного с автозаправочного предприятия и количеством, указанном в путевом листе – получено топлива. Рекомендуемое значение параметра – «На складе».
Занесение необходимых значений в справочники
Перед началом работы нужно занести необходимую информацию в справочники модуля «Автотранспорт».
Материалы. В этот справочник нужно занести (если еще нет) все виды используемого топлива и смазочных материалов, проставить единицы измерения и процент начисления НДС.
Автотранспорт. В этот справочник заносятся все виды автомобилей, тракторов, погрузчиков и проч. техники, использующейся на предприятии, по которым нужно вести остатки ГСМ и выписывать путевые листы. Необходимо занести для каждого автотранспортного средства: Марку автомобиля, Регистрационный знак, Номенклатурный № топлива, Норму расхода на 100 Км по городу (лето), Норму расхода на 100 Км по городу (зима), Счет затрат.
Водители. В этот справочник нужно занести (добавить) всех водителей, работающих на предприятии. Перед этим водители уже должны быть занесены, как все прочие сотрудники предприятия, в справочник «Сотрудники предприятия», и им уже назначены табельные номера. В справочнике водителей нужно указать ФИО водителя и его таб.номер. Дополнительно можно указать на каком автомобиле этот водитель чаще всего работает, номер его водительского удостоверения, класс и проч. В справочнике водителей могут быть занесены и водители, не работающие на предприятии – у них всегда таб.номер = 0 и эти водители в путевых листах никогда не должны использоваться.
Занесение начальных остатков
Одной из главных функций модуля «Автотранспорт» является учет поступления и расхода горюче-смазочных материалов (ГСМ) и запчастей, поэтому перед началом работы нужно занести начальные остатки для автомобилей, на которых учитываются запчасти и ГСМ и для склада, куда запчасти поступают при их приобретении.
Все остатки необходимо заводить вручную. Рассмотрим подробнее процесс занесения остатков по автотранспорту.
1) Заносим вручную остатки по ГСМ и показания спидометра на начало периода работы. Удобнее всего начинать работу с начала месяца, при этом заносить остатки будем на конец прошлого месяца.
1а) Показания спидометра и сальдо по ГСМ на автомобилях. Для автоматического переноса показаний спидометра из прошлой смены в первый путевой лист нового месяца нужно вручную добавить по одному путевому листу в прошлый месяц (на последнее число месяца) по каждому автомобилю. Эти путевые листы будут использоваться для передачи показаний спидометра и формирования начального сальдо по топливу на автомобилях.
Для формирования проводки в кредит счета «00» – ввод начального сальдо, в путевке нужно проставить: код водителя = 0, спидометр при выезде = 0, спидометр при возвращении –> спидометр на конец месяца c реального автомобиля, время выезда = 0, пробег по городу = 0, пробег с грузом = 0, получено по путевке –> нужный остаток топлива в литрах на конец месяца, цена топлива –> цена на 10 счете без НДС, фактический расход = 0. После выхода из путевки сформируется проводка дебет 10-… кредит 00, 1-я дебет.аналитика – автомобиль, 2-я дебет.аналитика – ГСМ. Такие путевые листы нужно добавить для каждого автомобиля.
1б) Для формирования начального сальдо по складу нужно воспользоваться документом «Бухгалтерские справки» в разделе Автотранспорт/Обороты и проводки/Проводки/Бухгалтерские справки/Документы бух. справок. Добавить новый документ по клавише F6 (шапку) и список проводок к нему по клавише F7. Проводки могут быть такого вида: Дебет 10… кредит 00, 1-я дебет. аналитика R10-подразделения/склад…, 2-я дебет. аналитика R08-материалы/бензин… . Такие проводки нужно добавить по всему ассортименту запчастей и ГСМ на складе.
Примечание: возможен учет прихода топлива не на складе, а на водителях, для учета остатков полученного топлива по каждому водителю отдельно (см. Настройки модуля «Автотранспорт»). В этом случае первая аналитика по дебету должна иметь вид: аналитика R13, код – табельный № водителя. Остальное остается таким же.
Кроме этого нужно добавить аналогичные проводки для запчастей на автомобилях, т.к. проводки по путевым листам (см. выше) могут установить сальдо только по горючему, указанному в путевке. Запчасти, масла и проч. нужно заносить «Бухгалтерскими справками» аналогичными вышеописанным, только вместо R10-склад на дебетовой аналитике должен стоять R112-Автотранспорт. Такие проводки нужно повторить для каждого автомобиля и каждой запчасти.