Navigation:  Стандартные модули комплекса > "Автотранспорт" > Закрытие месяца (обязательные действия)

По окончании каждого месяца, т.е. после того как разнесены все документы (Путевые листы, Перемещение ГСМ, Ведомости приходования ГСМ), нужно проделать ряд действий для усреднения цен в документах и выравнивания остатков в оборотной ведомости.

1) Пересчет остатков ГСМ с усреднением цен.

Нужно открыть: Документы – Путевые листы – Все

 

По CTRL+F2 запустить усреднение цен и пересчет проводок и движения ГСМ по всем путевым листам текущего месяца. При этом программа проверит весь приход ГСМ за месяц, рассчитает среднюю цену по каждому виду топлива и проставит эти цены в путевках (средняя по приходу). Затем, исходя из полученного на автомобиль топлива и остатка по каждому автомобилю, рассчитывается средняя цена расхода топлива по каждому виду топлива для каждого автомобиля и проставляется в путевки (средняя по расходу). После этого переформировываются проводки по всем путевкам с учетом новых сумм прихода и расхода топлива, затем переформировываются входящие-выходящие остатки по каждому автомобилю за каждую смену, в которых есть путевки. Все эти многочисленные действия выполняются автоматически при нажатии CTRL+F2 и после их завершения остается только проверить остатки в оборотной ведомости.

Пересчет по CTRL+F2 можно повторять многократно, при этом ни остатки ни средние цены не изменятся, конечно, при условии что первичные документы не изменялись.

Если в путевом листе проставлена Ручная коррекция цены, то проводка всегда будет формироваться по ручной цене, а не по средней, при этом вносятся поправки в автоматическое усреднение цен. Будьте особенно внимательны при внесении ручной коррекции цен.

2) Сверка прихода по ведомостям (чекам) и по путевым листам.

В путевых листах должно быть разнесено общее количество топлива «Получено топлива» столько же, сколько оприходовано на склад (водителя), и остатка по складу (водителю) быть не должно (ни по количеству ни по сумме). Это проверяется по оборотной ведомости: Обороты и проводки / Оборотные ведомости / Бухгалтерский учет / Детальные, далее выбираем счет учета ГСМ, например 10-3. Если на складе (водителе) имеется остаток, то нужно проверить правильно ли разнесен приход топлива в путевках, т.к. это количество разносится по заполненной водителем путевке и здесь возможны ошибки. Специально для такой проверки сделана «Сличительная ведомость ГСМ», но она работает, только если в приходных документах (Приход по ведомости и чекам на склад) указывается приход на конкретный автомобиль за все даты заправки на бензоколонках. Вызывается: Отчеты/сведения / Сличительная ведомость ГСМ / Сверка прихода ГСМ на склад и прихода ГСМ по путевкам / Выбираем – С учетом марки ГСМ / Только расхождения / Выбираем – Все автомобили. Ведомость покажет, за какие дни (смены) были расхождения в приходе по каждому автомобилю, по каждому виду топлива.

Если приход ГСМ оформляется общей суммой – без разделения по датам и автомобилям, сличительная ведомость работать не будет, и сверку прихода по путевкам нужно делать вручную. Немного облегчить поиск может «Ведомость расхода ГСМ за месяц». Вызывается: Отчеты/сведения / Расход ГСМ за месяц / С группировкой по видам топлива. Эта ведомость покажет суммарный приход по каждому виду топлива на автомобили, останется сравнить общий приход по каждому топливу с общим приходом на склад ГСМ и выяснить по каким видам топлива есть расхождения, далее все равно придется проверять все путевки, в которых этот вид топлива используется вручную.

3) Сверка входящих/выходящих остатков по оборотной ведомости и по путевым листам.

Поскольку остатки топлива в каждую следующую смену передаются по путевкам, то оборотная ведомость непосредственно в передаче остатков не участвует и с течением времени, возможно, накопление расхождений в остатках по путевкам и в оборотной ведомости, а остатки на начало и на конец месяца по путевкам и оборотной ведомости должны совпадать. Для их сверки есть специальная ведомость. Вызывается: Отчеты/сведения / Сличительная ведомость ГСМ / Сверка путевых листов с оборотной ведомостью / Выбираем – Только расхождения. Ведомость покажет, по каким автомобилям обнаружены расхождения остатков на начало или на конец месяца. Расхождения могут убраться после переформирования остатков по счету учета ГСМ (например, 10-3). Если после переформирования остатков расхождения остались, то по этим автомобилям нужно проверить все путевки за текущий месяц.

 

4) Проверка показаний спидометра.

Показания спидометра подобно остаткам передаются из предыдущей путевки последующей. Исключением из этого правила может быть только замена спидометра. Для проверки правильности спидометра есть специальный режим. Он вызывается из путевых листов. Нужно открыть: Документы / Путевые листы / Все, нажать CTRL+F8, выбрать – Проверка и коррекция спидометра. После запуска программа проверяет для каждого автомобиля путевки по всем сменам и в случае расхождения показаний спидометра предыдущей путевки и последующей, выдает сообщение (с указанием номеров смен путевок и показаний спидометра) и предлагает скорректировать показания спидометра в текущей и всех последующих путевках. От этого можно отказаться, если была замена спидометра, или согласиться с коррекцией.