|
Прием документов |
  
|
|
Прием документов |
|
Операция приема документов является зеркальной по отношению к операции передачи документов. Суть ее заключается в том, чтобы скопировать с носителя архивный файл, содержащий документы, отобранные при передаче с удаленного рабочего места, разархивировать его в буфер. После этого отобрать документы одного или нескольких типов, за нужный период времени, которые необходимо принять на данное рабочее место.
Для обеспечения целостности данных в передаваемых документах необходимо, чтобы данные в справочниках обоих рабочих мест были идентичны. Поэтому в зависимости от приоритета удаленного рабочего места, рекомендуется принять решение, о возможном приеме справочниковЗамещениеСправо_ники2, одновременно с приемом документов.
До начала приема документов следует выбрать данный пункт меню в дереве модулей и задать путь, откуда будут скопированы архивные данные (путь к носителю с архивным файлом). Данный путь по умолчанию задается в настройке параметров модуля. Кроме того, необходимо указать наименование рабочего места, из которого были доставлены документы. Для этого необходимо нажать на кнопку рядом с названием удаленного рабочего места и из открывшегося справочника выбрать нужное. Если будет произведен прием не всех присланных документов, т.е. будет произведен отбор по типу и по дате, то необходимо также указать временные рамки для отбора документов.
Действия при приеме документов.
1. Копирование. Вне зависимости от того, какое действие будет осуществлено в последствии (просмотр, прием всех документов, или прием с отбором) вначале необходимо скопировать и распаковать принимаемые данные. Для этого следует нажать на кнопку «Копировать».
2. Просмотр/Отбор документов. Клавиша «Отбор документов» выполняет двойную функцию. Она служит для просмотра принимаемых документов и, кроме того, позволяет отобрать типы документов которые нужно принять.
В зависимости от того хотите ли вы отобрать (просмотреть) все присланные документы или же только за определенный период времени, вам необходимо установить флажок «Реальные даты документов». При этом будет произведен отбор (просмотр) из всех присланных документов.
После нажатия на клавишу на экране появиться таблица, содержащая список удаленных рабочих мест, документы которых содержатся в базе за указанный ранее период времени (если таких рабочих мест несколько). В данной таблице необходимо выбрать (пометить «галочками») только те рабочие места, документы которых вы хотите просмотреть или отобрать, после чего подтвердите свой выбор нажатием на «ENTER».
Вслед за тем, на экране появится окно с таблицей, содержащей список типов документов, а также даты (поля «С» и «По»). Эти даты ограничивают период времени отбора документов данного типа (если был установлен флажок «Реальные даты документов», то в данных полях будет содержаться реальный диапазон времени от самого раннего документа данного типа – до самого позднего). Для тех документов, которые не имеют реквизита, содержащего дату документа эти поля будут пусты. Такие документы будут отобраны в соответствии с теми временными рамками, которые были заданы изначально (или все, если установлен флажок «Реальные даты документов»). Для остальных документов (имеющих дату) в данной таблице можно сузить временные рамки по отношению к изначально заданным.
«Галочки» в крайнем левом поле таблицы означают, что данный документ включен в список отобранных. Соответственно, если нет необходимости в приеме данного типа документа «галочку» необходимо снять. В данной форме по нажатию клавиши «F7» можно просмотреть непосредственно сами документы. После того как отбор документов (проставление «галочек» и необходимых временных рамок) будет закончен, следует подтвердить свой выбор, нажав на «ENTER» или «Esc».
Просматривать и отбирать документы можно столько раз, сколько нужно – это не приведет к порче данных. Однако помните что при нажатии на клавишу «Принять» данные будут приняты в соответствии с последними отобранными.
3. Прием. При приеме документов очень важным является флажок «Замещать предыдущие передачи» В случае если он установлен, все последующие документы за данный период времени принятые из данного удаленного рабочего места будут замещать собой предыдущие. В противном случае принимаемые документы не будут удалять принятые ранее и будут добавлены. Это может создать опасность «задвоения» данных. Изменять установку этого флажка рекомендуется только опытным системным администраторам!
Осуществить прием данных можно двумя способами. С отбором типов принимаемых документов и без него. Для того чтобы принять все документы необходимо нажать на кнопку «Принять» непосредственно после копирования данных с носителя. В противном случае (если был выполнен отбор/просмотр документов) будут приняты только те типы документов, которые были отобраны во время последнего просмотра и только за тот период времени, который был выбран при последнем просмотре. После выполнения данной операции прием документов будет завершен.
При возникновении ошибок при приеме документов следует обратиться к разделу «Возможные ошибки», настоящего руководства.