Navigation:  Стандартные модули комплекса > "Реализация" > Описание работы модуля "Реализация" > Схемы работы экспедиции и диспетчерской

Как известно физический смысл совместной работы двух подразделений предприятия: «Диспетчерская» (стол заказов) и «Экспедиция» (склад готовой продукции) достаточно прост.

 

Назначение первого – принять заказы от оптовых клиентов на поставку продукции, а второго выписать накладные, и отгрузить (доставить) продукцию клиенту, на основе полученных заказов. Таким образом, несмотря на то, что прямого документооборота между этими подразделениями происходить не должно, т.к. существует промежуточное звено – «Производство», на практике без информации о заказах, выписка накладных – невозможна, поскольку клиент очень ревностно относиться к соотношению количества заказанной и полученной продукции. Поэтому очень часто, на практике, в различных системах, происходит следующим образом: стол заказов принимает заказы на следующий день, затем в конце смены печатается детальный список заказов и передается приемосдатчику в экспедиции, который в свою очередь вбивает на основе этого списка накладные. При этом в принципе не имеет значения, в каком виде представляется этот список заказов, на бумажном носителе, или на дискете, или в виде таблицы MS Excel. Во всех случаях, при подобной схеме работы, имеет место избыточный ввод информации.

При разработке нашего программного комплекса мы постарались избежать повторного ввода информации и создали несколько схем автоматического формирования накладных на основе полученных заказов. Разница между этими схемами обусловлена двумя факторами, а именно:

Для начала определимся с терминами: заказ – шапка документа, содержащая информацию о клиенте в модуле «Диспетчерская» (подробнее о заказах), «номенклатура заказа» – перечень заказанной данным клиентом продукции, «ездка» – заготовка рейса в модуле «Диспетчерская», иными словами, надстройка, включающая один или несколько заказов, объединенных по маршруту следования конкретного автомобиля, которым они (заказы) и будут доставлены клиентам (подробнее о ездках), «накладная» – шапка документа содержащая информацию о торговой точке и заказчике в модуле «Экспедиция», «номенклатура накладной» – перечень отгруженной продукции данному клиенту, «рейс доставки» – надстройка над накладными в модуле «Экспедиция», содержащая информацию о водителе и автомобиле, в которую входят одна или несколько накладных, объединенных по маршруту следования данного автомобиля, и содержащих продукцию, которая и будет им (автомобилем) доставлена, «стандартные маршруты доставки» – включают одну или несколько торговых точек, заносятся в справочник стандартных маршрутов, и в дальнейшем используются, для быстрого формирования ездок и рейсов по принятым заказам, которые регулярно повторяются.

 

Опишем возможные схемы взаимодействия «Диспетчерской» и «Экспедиции»

Схема № 1 – никакие заказы в «Диспетчерской» не вводятся, ездки и рейсы не формируются. В качестве заказов, вводятся сами накладные на следующий день, и в момент непосредственно загрузки автомобиля продукцией, проводятся (т.е. у накладной проставляется время выезда и по возвращении водителя – время возвращения) и таким образом осуществляется отгрузка. Схема редко используется, в основном на небольших предприятиях, с дефицитом персонала и полным отсутствием, или малой частью централизованной доставки. Плюсы – простота работы минимум людских ресурсов. Минусы – нет данных о сопоставлении заказанной продукции и отгруженной, невозможность выявить причины неудовлетворенности клиентов, нет возможности автоматического формирования заказа производству на основе полученных заказов, отсутствует прозрачность цепочки заказ торговли – производство – отгрузка готовой продукции.

Схема № 2 – отличается от схемы № 1 тем, что на основе не проведенных накладных, выписанных на следующий день, формируются рейсы, в основном с использованием стандартных маршрутов доставки. В основном используется в случаях аналогичных первому, только при большем количестве рейсов централизованной доставки и их регулярности. В основном применимы все положительные и отрицательные характеристики схемы № 1.

Схема № 3 – в «Диспетчерской» формируются заказы торговли, затем в «Экспедиции», в нужный момент (момент непосредственно отгрузки продукции) формируются накладные по одному или нескольким (всем) выбранным заказам. Схема отличается простотой работы, часто используется при отсутствии централизованной доставки, или при малом ее количестве. Лишена недостатков по учету заказов, указанных в схеме № 1. Настоятельно рекомендуется на предприятиях, не практикующих централизованную доставку продукции.

Схема № 4 – аналогична схеме № 3, за исключением того, что автоматически переносятся не заказы целиком, а только продукция заказов. Различие состоит в том, что шапка накладной вводится вручную, там указывается клиент (торговое предприятие), и затем на этаже номенклатуры по накладной автоматически перетаскивается продукция. Зачем это нужно? Для того чтобы имелась возможность объединять несколько заказов от одного клиента в одну накладную. В данном случае при автоматическом переносе продукции из заказа, происходит отбор всей продукции по данному (указанному в шапке накладной) клиенту и можно выбирать, объединять продукцию или нет, и, кроме того, есть возможность перетаскивать не всю продукцию заказа, а выбранную. Тогда как в предыдущей схеме заказы перетаскиваются в накладные один в один. По характеристикам аналогична предыдущей схеме.

Схема № 5 – в «Диспетчерской» формируются заказы торговли, затем в «Экспедиции», в нужный момент (момент непосредственно отгрузки продукции) формируются вручную рейсы доставки и затем в них автоматически включаются накладные на основе выбранных заказов. Схема в основном используется на предприятиях, где текущие рейсы формируются вручную приемосдатчиком в «Экспедиции», что обусловлено отсутствием диспетчерской службы, непостоянством заказов (отсутствием регулярных рейсов), или же невозможностью заранее сгруппировать заказы по маршрутам доставки и автомобилям. По характеристикам очень похожа на схемы № 3 и 4. Рекомендована при схожих обстоятельствах, но при значительно доле централизованной доставки..

Схема № 6 – в «Диспетчерской» формируются заказы торговли, затем на их основе диспетчером формируются ездки, вручную, или же на основе стандартных маршрутов, или комбинированно. При этом уже на этапе объединения заказов в ездки можно указать все необходимые данные, водителя, автомобиль, время отгрузки и. т. д., или же можно сделать это позже в экспедиции. После этого, в момент отгрузки в «Экспедиции», приемосдатчику остается только нажатием одной кнопки перетащить целиком рейс, уже включающий в себя все накладные и продукцию, и нажатием следующей кнопки распечатать по этому рейсу комплект документов. На наш взгляд самая оптимальная схема, практически лишена недостатков, настоятельно рекомендуется к использованию на всех предприятиях, где имеется диспетчер по подбору маршрутов, и достаточно большое количество централизованных рейсов доставки. Основные преимущества составления ездок в диспетчерской это максимальная разгрузка приемосдатчика в экспедиции (которому в течение смены и так хватает работы), практически исключены ошибки при выписке накладных, оптимизирован учет автотранспорта. Имеется возможность анализировать всю работу обоих подразделений.

 

При работе с программным комплексом, можно использовать любую из этих схем работы. Так или иначе, при наличии введенных заказов, приемосдатчик избавлен от необходимости повторного ввода информации о номенклатуре в накладные отгрузки.

 

Ниже приведен рисунок, который иллюстрирует соответствие этажей документов в модулях и клавиши переноса на различных уровнях документа.