|
Учет товарно-материальных ценностей |
  
|
|
Учет товарно-материальных ценностей |
|
1. Ввод остатков
2. Сравнение остатков в складском отчете и в оборотно-сальдовой ведомости
3. Почему остатки в оборотной ведомости и в отчетах могут различаться?
4. Как найти день, начиная с которого отчеты расходятся с оборотами
5. Как сделать так, чтобы отчеты никогда не расходились с оборотной ведомостью?
ТМЦ - это товарно-материальные ценности.
Материально-ответственные лица обязаны распечатывать и подписывать отчеты движения ТМЦ каждый день, перед тем, как уйти домой.
Предположим, у нас на остатке на 29 февраля 2012 года 1 карандаш.
1. Ввод остатков
При запуске КИС фабиус, мы вводим остатки в программу с помощью документа "Бухгалтерские справки".
2. Сравнение остатков в складском отчете и в оборотно-сальдовой ведомости
Проводка, которая указана в бухгалтерской справке, отражается и в отчете и в оборотной ведомости. Оборотная ведомость формируется автоматически. Отчет необходимо формировать отдельно, потому что за остатки в отчете отвечает кладовщик ( он подписывается под своими остатками ).
После того, как отчет сформирован, мы имеем возможность сравнить остатки в отчете и в оборотной ведомости на конец месяца.
Остатки на складе кладовщик видит своими глазами, остатки по оборотной ведомости проверяет бухгалтер на основании первичных документов. Если все документы введены в компьютер вовремя и складской отчет сформирован после введения всех документов, то остатки в отчете всегда будут совпадать с остатками в оборотной ведомости.
3. Почему остатки в оборотной ведомости и в отчетах могут различаться?
Предположим, у нас на складе 29 февраля 2012 года лежал 1 карандаш, но через неделю, когда уже наступила весна, бухгалтер вдруг решил увеличить остаток карандашей на 10 штук. Он может это сделать случайно по ошибке, или на основании каких-либо своих первичных документов. Допустим, к бухгалтеру попала приходная накладная за февраль о поставке еще 10 штук карандашей на склад, хотя сами карандаши никто не привозил. Бухгалтер не знает о том, что карандаши никто не привозил, но видит документ и, на основании этого документа, изменяет задним числом остаток в бухгалтерской справке с 1 карандаша на 11.
Оборотная ведомость изменяется автоматически. Бухгалтер отвечает за оборотную ведомость. За отчет отвечает кладовщик. Поэтому бухгалтер отчет кладовщика не переформировывает. В результате, при сравнении отчетов и оборотов, мы получаем следующую картину.
4. Как найти день, начиная с которого отчеты расходятся с оборотами
Отчеты и обороты можно сравнивать только на начало месяца и на конец месяца. Первичных документов за месяц скапливается очень много, и проверить движение ТМЦ в целом за месяц невозможно. Для того, чтобы понять, в каком дне обороты не сходятся с отчетами, необходимо в модуле "Сырье и материалы" запустить свод "Сравнение отчетов и оборотов по дням".
С помощью этого свода, мы можем точно установить дату, в котором были произведены изменения задним числом.
После этого бухгалтер берет бумажный подписанный отчет за это число, вызывает к себе кладовщика, берет все бумажные первичные документы за это число и выясняет, почему приходная накладная на 10 карандашей есть, а по складскому отчету этих карандашей нет. И тогда, предположим, кладовщик говорит, что на 29 февраля был не один карандаш, а 11, и что он просто забыл про этот приход. Тогда просто надо переформировать складской отчет. Для этого стоя в отчете нажмите CTRL+F6
Или, наоборот, кладовщик говорит, что нет, этого прихода не было, что поставщик привез накладную, а сами карандаши привезти забыл. Тогда бухгалтер с кладовщиком звонят поставщику и выясняется, что действительно, поставщик забыл привести карандаши и что привезет их в ближайшее время. Тогда бухгалтер просто рвет эту накладную и выбрасывает ее в мусорное ведро, и обратно изменяет остаток у себя в оборотной ведомости с 11 карандашей на 1.
5. Как сделать так, чтобы отчеты никогда не расходились с оборотной ведомостью?
Необходимо все документы вводить вовремя. Но, к сожалению, так не бывает, всегда необходимо вводить какие-либо изменения задним числом. Самое главное, что необходимо при этом делать - это не забывать переформировывать складские отчеты. Но не забывайте, что кладовщик своей зарплатой отвечает за остатки в этом отчете, он их распечатывает и подписывает каждый день. И поэтому, если вы делаете какие-либо изменения задним числом и переформировываете складские отчеты, то необходимо ставить кладовщика в известность о том, что остатки в складском отчете на текущее число ( на сегодняшний день ) изменились по каким-либо причинам.
Помните простое правило.
Если остатки на начало месяца в отчетах и оборотах сходятся, а на конец месяца не сходятся, то необходимо просто переформировать все складские отчеты за этот месяц.
Но если вы хотите выяснить, почему они не сходятся, необходимо запустить Сырье и материалы - Складские отчеты - Сравнить отчеты и обороты по дням, поднять отчеты, все первичные документы и провести расследование.