|
Инвентаризация (наличие) ОС и НМА |
  
|
|
Инвентаризация (наличие) ОС и НМА |
|
Документ наличия ОС и НМА служит для проведения инвентаризации объектов ОС и НМА и позволяет производить следующие операции:
– печать инвентарной карточки учета основных средств (форма ОС-6)
– формирование печатных ведомостей инвентаризации.
– формирования налоговых регистров по основным средствам (для этого ведомость наличия должна формироваться по данным налогового учета)
– осуществлять проверку данных оборотно-сальдовой ведомости и создавать исправительные проводки в случае обнаружения ошибок по конкретному объекту ОС или НМА.
– производить просмотр данных оборотно-сальдовой ведомости по отдельным объектам ОС и НМА.
Для формирования ведомости наличия основных средств и нематериальных активов необходимо в модуле «Основные средства и Нематериальные активы» выбрать пункт «Наличие». После этого будет произведен запрос отчетного периода, после чего предстоит указать, по каким объектам следует формировать ведомость (основным средствам, нематериальным активам или объединенных ОС и НМА), затем следует определить, по данным бухгалтерского или налогового учета нужно формировать ведомость наличия.
После формирования ведомости наличия, в случае, если в оборотно-сальдовой ведомости были найдены ошибки, список этих ошибок будет сохранен в файле, а пользователю будет указано, в каком файле эти ошибки описаны, и предложено просмотреть его.
Записи в ведомости наличия ОС и НМА по объектам, содержащим ошибки, выделяются цветом. Красным цветом выделяются объекты, исправительные проводки по которым программа может создать автоматически, без участия человека. Синим цветом выделяются записи с объектами ОС или НМА, при создании исправительной проводки по которым придется делать вручную выбор из предложенных вариантов действий, (такая ситуация, возникает, если объект числится одновременно на двух разных аналитиках или на две аналитики начислена амортизация.)
Для того чтобы просмотреть записи только тех объектов, по которым в оборотно-сальдовой ведомости содержатся ошибки, нужно воспользоваться комбинацией клавиш CTRL+F9, а повторное нажатие этой же комбинации приведет к возвращению ведомости первоначального вида.
Для того чтобы создать исправительные проводки, следует воспользоваться клавишей F8. После этого, будет дано краткое описание ошибки и предложение создать исправительную проводку. В случае положительного ответа на последний вопрос будет создана бухгалтерская справка (исправительная проводка). Если невозможно автоматически создать исправительную проводку, (такие записи помечены, синим цветом), то будет выведен список возможных действий, из которого нужно будет сделать выбор. Список бухгалтерских справок по всем объектам ОС можно посмотреть (и сформировать по ним проводки) в модуле «Основные средства и нематериальные активы» в пункте «Документы» – «Бухгалтерские справки» – «Справки модуля ОС и НМА» или «Проводки по справкам» (в первом случае будет высвечен уровень с описанием справки, а сами параметры создаваемой проводки можно будет посмотреть по клавише F7, во втором – будет список всех проводок модуля.)
Созданную бухгалтерскую справку (или несколько справок) по конкретному объекту ОС или НМА можно посмотреть и не выходя из ведомости наличия. Для этого нужно, находясь на записи с интересующим объектом, нажать комбинацию клавиш CTRL+F7, после чего на экране появится список справок по данному объекту. Проводки по этим справкам можно сформировать, пользуясь стандартной комбинацией клавиш CTRL+F5.
Внимание! После создания бухгалтерской справки проводка по ней автоматически не формируется, ее нужно формировать вручную, и только после формирования произойдет корректировка оборотно-сальдовой ведомости. Кроме того, после формирования ведомости наличия можно устранить только по одной ошибке по одному объекту ОС или НМА, и если после формирования проводки по бухгалтерской справке в оборотно-сальдовой ведомости еще остались ошибки, то их можно исправлять только после выхода из ведомости и повторного ее формирования. Кроме того, если требуется несколько проводок для исправления данных по одному ОС, то их нужно формировать каждый раз переформировывая новую ведомость наличия, и делая проводку по созданной бухгалтерской справке. Если же не переформировывать ведомость наличия, то при попытках создать несколько исправительных проводок по одному объекту, будут формироваться одинаковые бухгалтерские справки, что в итоге вызовет дополнительные ошибки. Если вдруг создали лишнюю бухгалтерскую справку, то ее нужно просто удалить из списка справок, вызываемого по CTRL+F7, или найдя ее в списке бухгалтерских справок модуля «Основные средства и нематериальные активы»
Есть также возможность автоматического создания бухгалтерских справок. Этот режим запускается нажатием комбинации клавиш CTRL+F8. При этом будут последовательно созданы бухгалтерские справки (исправительные проводки) по всем основным средствам или нематериальным активам, по которым можно автоматически создать исправительную проводку (они помечены красным цветом). После этого нужно закрыть ведомость наличия, войти в бухгалтерские справки («Документы» – «Бухгалтерские справки» – «Справки модуля ОС и НМА») и сформировать по ним проводки. После чего заново сформировать ведомость наличия и посмотреть результаты корректировки оборотной ведомости (количество ОС с ошибками должно уменьшится.)
Из ведомости наличия ОС и НМА можно посмотреть оборотно-сальдовую ведомость по отдельному основному средству (особенно это нужно для определения верных действий по исправлении ошибки, требующей выбора из возможных вариантов корректировки, или если программа автоматически не может исправить)
Исходя из вышесказанного, следует рекомендовать план по исправлению ошибок:
1. Формируете ведомость наличия. Если было найдены ошибки, которые можно исправить автоматически (они выделены красным цветом), создаете бухгалтерские справки по всем ошибкам (исправительные проводки) (клавиши CTRL+F8).
2. Закрываете документ наличия.
3. Открываете бухгалтерские справки и по всем им формируете проводки (CTRL+F5).
4. Закрываете бухгалтерские справки.
5. Заново формируете ведомость наличия. Если опять найдены ошибки, которые можно исправить автоматически, создаете бухгалтерские справки по всем ошибкам.
6. Закрываете документ наличия.
7. Открываете бухгалтерские справки и по всем им или только по созданным во второй проход документам формируете проводки (CTRL+F5).
8. Закрываете бухгалтерские справки.
9. Опять формируете документ наличия ОС и НМА. Оставляете только записи с ошибками (CTRL+F9), последовательно, запись за записью, просматриваете оборотную ведомость к каждому объекту (F7). Если присутствует за двоение аналитики, по какому либо счету (такие записи представлены синим цветом), то формируете исправительную проводку (F8), попутно выбирая правильный вариант действий. После чего сразу же посмотрите проводку (CTRL+F7) и сделайте по ней проводку (CTRL+F5). После этого можно сразу же посмотреть результат исправления в оборотной ведомости (F7). Если программа при автоматическом исправлении не смогла устранить ошибку, то следует сделать это вручную, исправив проводки программы, или добавив новые исправительные проводки, зайдя в документ Бухгалтерских справок. После коррекции бухгалтерских справок или создания новых нужно обязательно формировать по ним проводки и проверять результат по оборотно-сальдовой ведомости.
10. После исправления всех ошибок следует переформировать ведомость наличия и убедиться, что ошибок больше нет. Если все же ошибки нашлись, повторить действия пункта 9 по их устранению.
11. Повторить действия для данных налогового учета.
Инвентарная карточка, ведомости наличия, налоговые регистры печатаются после нажатия клавиши F5. Налоговые регистры нужно печатать только после формирования ведомости наличия по данным налогового учета.