|
Назначение модуля «Договоры» |
  
|
|
Назначение модуля «Договоры» |
|
Модуль «Договоры» предназначен для ведения учета договоров, заключаемых предприятием со своими контрагентами.
В модуле можно ввести любое число типов договоров, определить переменные реквизиты каждого типа договоров, привязать к каждому типу договора его печатную форму (в формате MS Word), определить документы, формируемые по отдельным этапам действия договоров. Отдельные экземпляры договоров заносятся в реестр договоров, определяются значения реквизитов каждого из договоров. Реестр договоров позволяет контролировать поэтапное выполнение договоров, формировать выборки информации по реквизитам договоров (например, выбрать все договоры о поставке продукции путем централизованной доставки).
Кроме работы с исходящими договорами (поставки и отпуска продукции и т.д.), в комплексе существует возможность ведения реестра входящих договоров (коммунальные и др. платежи). Для таких договоров предусмотрена связь записи в реестре договоров с отдельным файлом – документом Microsoft Word. Этот файл не является связанным с Word документом (в отличие от исходящих договоров.) Он не может содержать поля, а позволяет осуществлять редактирование всего текста. Файлы входящих договоров могут быть отсканированными документами с реальных договоров, либо файлами, содержащими текст договора (если такие были получены вместе с распечатанным договором.) По входящим договорам можно определять действия по договору, формировать списки документов, которые должны быть созданы согласно действиям по договору (см. ниже).
Рассмотрим основные функции доступные в модуле «Договоры» по ведению исходящих договоров:
– Создание конкретных экземпляров договоров на основе созданных типов и шаблонов (только для исходящих договоров).
– Определение действий по договорам, возможность создавать документы согласно этим действиям.
– Формирование списка документов, которые должны быть созданы по этапам действия договора.
Кроме того, существует возможность создавать новые типы договоров, редактировать существующие типы. Подробно об этом написано в разделе справки «Создание связанных с шаблонами Word документов», в частности, в пунктах справки: Создание и редактирование типа договора и создание шаблона Word для него.