|
Правила ведения книги покупок |
  
|
|
Правила ведения книги покупок |
|
Книга покупок представляет собой перечень счетов фактур (или их оплаченной части), полученных от поставщика, по которым получены ТМЦ (услуги) и по которым произведена оплата.
Условиями попадания счета фактуры в книгу покупок служит их оплата (пусть частичная), а для счетов по основным средствам – еще и ввод их в эксплуатацию к началу текущего месяца.
Процесс ведения книги покупок (и в общем случае работы с модулем «Расчеты с поставщиками») сводится к следующим этапам:
1) Перенос сальдо с прошлого месяца. Создаются счета фактуры, накладные и платежи с прошлого месяца.
2) Разнесение приходных накладных и счетов-фактуры за текущий месяц.
3) Создаются счета-фактуры по авансам полученным на начало месяца.
4) Производится подбор оплаты (в автоматическом или ручном режиме)
5) Формируются проводки в книге регистрации счетов-фактуры. Во время формирования проводок также происходит определение возможности включения каждого конкретного счета в книгу покупок. После формирования проводок состав книги покупок будет полностью сформирован (останется присвоить номера отдельным записям книги покупок). Кроме того, если среди номенклатуры по счету-фактуре встречаются основные средства, то такие счета фактуры после расчета проводок будут выделены цветом, причем если все ОС введены в эксплуатации к началу текущего месяца, то красным, а если есть хоть одно не введенное, то синим.
6) Производится сверка сальдо по книге покупок и по оборотно-сальдовой ведомости, перенумерация книги покупок для последующей печати. Для упрощения поиска различий в книге покупок и в оборотно-сальдовой ведомости существует специальный документ «Документы – Книга покупок – Сальдо». В нем показаны суммы входящих и выходящих сальдо оборотки и книги покупок, а также проводки по дебету и кредиту 19-го счета сравниваются с суммами в приходных документах по каждому поставщику. Если найдено различие
Рассмотрим подробнее каждый из этапов.
1) Перенос сальдо с прошлого месяца осуществляется в книге регистрации счетов-фактур. Для выполнения этой операции следует воспользоваться клавишами CTRL+F1 и вызвать «Перенос сальдо с предыдущего месяца». После переноса заполнятся три разных документа:
– Счета-фактуры, перенесенные из прошлых периодов «Документы – Книга покупок – Сч. фактуры (книга регистрации) – Перенесенные из прошлых периодов». Здесь будут находиться после переноса все счета-фактуры, которые не были включены в книгу покупок, или были включены частично (при этом и суммы будут соответствовать не включенной части.) Состав этого документа должен соответствовать составу документа «Сальдо по НДС в счетах фактурах» за прошлый месяц.
– Накладные, перенесенные из прошлых периодов «Документы – Книга покупок – Приход без счетов-фактур – Накладные из прошлых периодов». Здесь будут находиться после переноса все накладные, которые в прошлом месяце не были включены ни в один из счетов-фактур. Состав этого документа должен соответствовать составу документа «Сальдо по НДС в накладных» за прошлый месяц. В сумме, счета-фактуры и накладные, перенесенные из прошлых периодов должны соответствовать сальдо по 19-му счету.
– Платежи с прошлых периодов «Документы – Книга покупок – Оплата счетов-фактур – Платежи с прошлых периодов». Данный документ включает в себя все платежные документы, которые в прошлом месяце не были использованы для оплаты счетов-фактур, при том, что в них указано, что они предназначены для оплаты счетов-фактур.
Следует заметить, что все эти документы прейдут в книгу регистрации следующего месяца и т.д., если не будут включены в книгу покупок текущего.
2) Создание накладных и счетов-фактур подробно описаны в соответствующих пунктах данного справочного руководства (см. Счет-фактура, счет от поставщика, приходная накладная от поставщиков)
3) Для создания счетов-фактур по авансам начисленным, следует зайти в соответствующий документ «Документы – Книга покупок – Сч. фактуры (книга регистрации) – По авансам начисленным» и заполнить (F7) этот документ. При этом за основу будет взято входящее сальдо по счету НДС авансов (19..), где в поле количества находится база для взимания НДС, а в поле сумм находится сам налог. Сумма по этому документу должна соответствовать входящему сальдо по счету НДС авансов.
4) Подбор оплаты описан в соответствующем пункте справки: Оплата счетов-фактур поставщиков.